Ein Dauerthema für Arbeitgeber und natürlich auch für Vermieter oder sonstige Absender von wichtigen Schriftstücken ist der gerichtsfeste Beweis des Zugangs beim Empfänger. Erschwerend kommt hinzu, dass bei derartigen Erklärungen in der Regel Fristen einzuhalten sind und der Nachweis des Zugangs innerhalb der Frist unter Umständen bei Gericht erforderlich ist.
Für diesen Vorgang wird häufig als erstes an einen Versand per Einschreiben/Rückschein gedacht. Davon ist dringend abzuraten. Wenn der Empfänger nämlich nicht anwesend ist, erhält er lediglich eine Benachrichtigung in seinen Briefkasten gelegt, dass ein Schriftstück für ihn zur Abholung bereit ist. Das Schriftstück gilt erst dann als zugestellt, wenn es der Empfänger auch tatsächlich abholt. Im schlimmsten Fall wird das Schriftstück also nie zugestellt.
In der Praxis wurde in den letzten Jahren daher regelmäßig das Einwurf-Einschreiben als Alternative gewählt. Mit dem Einlieferungsbeleg konnte man Online den Sendungsstatus und damit über einen Onlineausdruck den Einwurf in den Briefkasten belegen. Dies galt zumindest als sogenannter Anscheinsbeweis, dass das Schriftstück den Empfänger erreicht hat. Nach einer Entscheidung des BAG vom 30.01.2025 – 2 AZR 68/24 – sind diese Unterlagen für den Nachweis der Zustellung jedoch nicht ausreichend. Vielmehr ist es erforderlich, dass für den gerichtsfesten Nachweis des Zugangs beim Empfänger zusätzlich der sogenannte Reproduktionsbeleg vorgelegt wird. Dies ist der bei der Post archivierte Beleg des Zustellers, der mit seiner Unterschrift den Einwurf im Briefkasten des Empfängers dokumentiert hat. Dieser Beleg kann – theoretisch – bei der Deutschen Post angefordert werden. Aus eigener praktischer Erfahrung müssen wir jedoch berichten, dass dies nicht besonders einfach ist, da verschiedene Hotline-Mitarbeitende der Deutschen Post diesen Vorgang überhaupt nicht kennen und insoweit die Anforderung dieses Beleges scheitern kann.
Als sicherste Variante für den Nachweis des Zugangs einer Willenserklärung ist daher weiterhin die Überbringung durch einen Boten zu empfehlen. Wichtig ist dabei, dass der Bote auch das Kündigungsschreiben selbst gesehen hat. Anderenfalls könnte er als Zeuge nur bestätigen, dass er einen Umschlag in den Briefkasten geworfen hat. Er könnte nicht bezeugen, welchen Inhalt dieser Umschlag hat.
Eine Alternative zu diesem Vorgang ist die Zustellung eines Schriftstücks durch einen Gerichtsvollzieher. Hier erhält der Auftraggeber eine Zustellungsurkunde, in der Datum, Uhrzeit der Zustellung sowie die Art der Zustellung (Übergabe an Empfänger oder Einwurf in den Briefkasten) ausdrücklich vermerkt sind. Das Problem ist nur, dass dieses Verfahren durchaus bis zu 2 Wochen in Anspruch nehmen kann. Die Praxis zeigt freilich, dass dies zur fristwahrenden Erklärung von – insbesondere außerordentlichen – Kündigungen häufig nicht ausreichend ist.
Dr. Frank Halfpap