Das Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovationen sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz), das am 27.03.2024 im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2024 I Nr. 108) veröffentlicht worden ist, regelt in Art. 23 Änderungen von § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), die ab dem 01.01.2025 in Kraft treten (Art. 35 Abs. 6 Wachstumschancengesetz).
Ab diesem Datum wird ein Unternehmer, der eine Lieferung oder Leistung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausführt, zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet sein, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind. Die elektronische Rechnung muss der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, was u. a. vom Format XRechnung oder dem hybriden Format ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) erfüllt wird.
Die elektronische Rechnungsstellung ist dabei nicht mehr von einer Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig. Ausnahmen gelten für bestimmte steuerfreie Umsätze oder bei Kleinbetragsrechnungen (unter EUR 250,00; vgl. § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) i.V.m. Art 24 Wachstumschancengesetz). Rechnungen an Endverbraucher (B2C) benötigen allerdings weiterhin deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung.
Ab dem 01.01.2025 müssen gemäß § 14 Abs. 3 UStG n.F. zudem die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Unbeschadet anderer zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch
- eine qualifizierte elektronische Signatur oder
- elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.
Zusammenfassung: Im B2B-Bereich genügt es im Normalfall ab dem 01.01.2025 nicht mehr Rechnungen im Papierformat und/oder als PDF-Datei zu verschicken. Vielmehr müssen E-Rechnungen als XML-Datei in strukturiertem Format vorliegen, das eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht und keine nachträglichen Veränderungen zulässt. Eingescannte Rechnungen oder solche in Formaten wie PDF (außer sie enthalten XML), Word, PNG oder TIFF erfüllen diese Vorgaben regelmäßig nicht. Der unternehmensinterne Anpassungsaufwand dürfte nicht zu unterschätzen sein. Die IT-Systeme müssen umgestellt, aber auch Arbeitsabläufe angepasst und das Personal geschult werden.